волна евент агенство
Как найти хорошую летнюю площадку
  С приходом тепла важной задачей становится аренда площадки для проведения летнего корпоративного мероприятия или свадьбы. В Москве актуальны открытые новые площадки и веранды. Загородные локации часто оказываются более привлекательными в силу конкурентной стоимости и большого выбора развлечений.

До того, как приступить к поиску желательно наиболее полно выяснить потребности клиента:

  1. Общий бюджет или из расчета на гостя
  2. Количество гостей
  3. Удаленность от центра (как правило, чем дальше, тем дешевле)
  4. Стационарное заведение или open-air - необорудованная территория на природе, где понадобится обустройство инфраструктуры (первый вариант чаще всего более экономный)
  5. Понадобится ли проживание гостям (часто загородные мероприятия организуются с ночевкой для гостей. В этом случае приступать к поиску нужно как можно раньше, так как может не оказаться свободных номеров в одном месте, и придется организовывать логистику в разных гостиницах, что неудобно)
  6. Формат мероприятия. К примеру, для корпоративного мероприятия скорее потребуется более демократичное место со множеством развлечений, тогда как для клиентского статусного мероприятия скорее подойдет изысканный особняк.
Каждый новый запрос на подбор площадок дает отличную возможность одновременно формировать собственную базу.

При этом желательно классифицировать места в закладках по следующим параметрам:

  1. Загородные - удаленность от Москвы и направление
  2. Количество залов / шатров, их площадь и вместимость при банкете и фуршете (площадь предпочтительнее, т.к. часто площадки завышают вместимость, не учитывая место для танцпола, комфортного прохода между столами и пр.)
  3. Стоимость банкета на человека, включая НДС
  4. Возможность привоза собственного алкоголя и пробковый сбор
  5. Количество номеров (если гостиница) – стоимость размещения
  6. В комментариях уточняйте наличие технического оборудования, сцены на площадке, при отсутствии возможность привезти собственное (т.е. взять в аренду у собственных подрядчиков), предлагаемая инфраструктура, развлечения.
  7. Контактное лицо, телефон, адрес, сайт
Сегодня существуют специализированные поисковики, которые помогут подобрать площадку по заданным параметрам. Однако здесь нередко информация неточная или откровенно рекламная, поэтому создание и регулярное обновление вашей собственной базы позволит создать эффективный инструментарий для поиска.

При первоначальном общении с площадками в телефонном разговоре следует уточнять:

  1. Свободные даты рядом с выбранной клиентом
  2. Возможные скидки
  3. Корпоративные скидки на проживание
  4. Желательно оставлять за собой предварительную бронь с условием, что если конкуренты захотят выкупить интересующую вас дату, вас обязательно предупредят
  5. Время, когда можно приехать с инспекционным визитом с клиентом

Во время инспекционного выезда с клиентом уточните следующие моменты:

  1. Возможность организации бесплатного или платного тест-фуда/дегустации для клиента
  2. Варианты накрытия стола/формы для официантов
  3. Количество обслуживающих официантов
  4. Время, до которого можно устраивать дискотеку/громкую музыку/фейерверк или салют
  5. Какие спецэффекты можно применять в зале (тяжелый дым, подвесы для гимнастов и т.п.)
  6. Посетите туалеты на предмет гигиены и удобства. При необходимости требуйте дополнительный персонал для уборки во время мероприятия
  7. Пригласите с собой на эту встречу декораторов, техников, чтобы они оценили, сфотографировали и замерили пространство, обсудите с ними предварительные варианты реализации.